大型會議活動策劃的前期工作

大型會議活動策劃的前期工作有5個步驟，分別是初步規(guī)劃并制定預(yù)算、組織和調(diào)度工作人員、確定活動場地及交通概況、準(zhǔn)備好會議所需資料和用品、會議的現(xiàn)場實(shí)施。

步驟1：初步規(guī)劃/預(yù)算

做好初步規(guī)劃和預(yù)算制定。首先從活動目的、準(zhǔn)備工作、人員安排、議程安排等環(huán)節(jié)進(jìn)行初步規(guī)劃，并制定預(yù)算明細(xì)，明確活動費(fèi)用的去向，合理安排費(fèi)用支出，確?；顒永孀畲蠡?。

步驟2：工作人員的組織與調(diào)度

制定具體的工作職責(zé)表和時間表，并預(yù)留足夠的準(zhǔn)備時間，包括為活動的視覺設(shè)計預(yù)留足夠的時間，并通知會議策劃公司將現(xiàn)場材料的布置和演出部件準(zhǔn)備好，有書面的實(shí)施規(guī)劃，實(shí)時匯總活動進(jìn)程。

步驟3：確定活動場地位置及交通概況

大型會議活動場地涉及的參會人員較多，建議選擇交通便利、遠(yuǎn)離市區(qū)的高檔酒店為主。此外，最好安排參會嘉賓直接在酒店內(nèi)部用餐和居住，節(jié)省往返時間。

步驟4：會議資料布置和會議用品采購

會議資料除了嘉賓的演講課件外，還涉及到為參會人員準(zhǔn)備的包含會議介紹、會議流程、嘉賓介紹、其它宣傳資料，其次會議所需用品茶水、紙筆、投影設(shè)備等這些都要匹配好，確保足夠的份額。

步驟5：會議實(shí)施

一般情況下，只要詳細(xì)制定初步規(guī)劃計劃，中間實(shí)施環(huán)節(jié)就不會出現(xiàn)延誤，基本上不會有大問題，但最好會議開始前安排彩排環(huán)節(jié)，調(diào)試好各個設(shè)備設(shè)施，包括主持人、嘉賓的走位問題，以確?；顒禹樌e行。