會議策劃前期的準備工作

為了確保會議成功，必須在會議前做充分的準備，會議成功的關鍵在于會議前的周密策劃。會議策劃的準備工作是否充分，可以為會議策劃的成功奠定良好的基礎。為了使會議策劃成功，我們必須為會議策劃做好以下準備工作。

1、會場的預約和布局

根據(jù)會議級別和會議的具體情況，選擇會議地點并提前預約，安排會議地點的布局，精心設計所有細節(jié)，準備會議所需的所有設備，并提前放置在指定地點，同時還要提前調(diào)試好設備和彩排演練，以確保會議順利進行。

2、會議資料的準備

根據(jù)會議的具體需求設計會議資料的風格、內(nèi)容和圖案，并提前將會議資料送到會場。當會議材料很多時，可以根據(jù)會議策劃安排會議材料的順序，最好將它們裝訂成冊編好碼，以供參與者閱讀。此外，如果有必要向參加者分發(fā)紀念品或禮品，則應與會議資料一起準備好并在會議資料袋中分發(fā)給參加者。

3、策劃會議基本流程

在正式會議開始之前，通常會有介紹會議的總體流程，在正常情況下，如果沒有會議主持人，則由會議組織者介紹會議流程。策劃的會議通常分為工作報告階段、討論階段和工作安排階段。會議的基本流程將組織為正式文件，作為會議主持人的材料裝訂好，明白基本流程可以讓參與者更輕松地參加會議。

4、會議通知

會議通知作為會議策劃的一部分顯然是必不可少的，如果是公司內(nèi)部會議，可以根據(jù)公司的通信系統(tǒng)通知與會人員，如果公司有外部合作伙伴，可以通過電話、短信或電子郵件的形式通知另一方，通知的內(nèi)容應簡要說明會議議程、與會人員、會議時間、會議地點等，并盡量簡明扼要。

會議策劃的準備工作還包括會議的發(fā)起、會議議程的擬定以及與會議策劃前期準備工作有關的一些技術問題。