招商會后不可忽視的工作
招商大會本身的召開是一件繁瑣而復(fù)雜的事情,會議之前有必要邀請客戶、找到會議場地、進(jìn)行活動策劃、迎接與會人員,并在招商會議期間做好會議接待服務(wù)、合同簽訂等方面的工作,但在會議之后,這并不意味著活動已完成,還需要安排好會議費(fèi)用結(jié)算、送別參會人員、安排暫留人員以及把握好送站時間等工作。
1、會議費(fèi)用結(jié)算
在會議的組織過程中,直到會議結(jié)束之前需要結(jié)算和支付的費(fèi)用有很多,包括會議場地的租金、設(shè)備租金、食宿費(fèi)用以及人員勞務(wù)費(fèi)用。會議結(jié)束后,要安排專職財會人員來處理這項(xiàng)工作。支付會議費(fèi)時,應(yīng)清理核對帳目,并妥善保管有關(guān)帳單、合同和帳目,以免造成混亂和損失,如果參與者需要發(fā)票,則可以開具正式發(fā)票,同時協(xié)助酒店處理參與者的退房手續(xù)。
2、送別參會人員
安排專門的工作人員歡送與會人員離開會場外和酒店。對于普通與會者,可以安排禮儀小姐或工作人員送行,對于具有特殊身份的與會者,應(yīng)安排同等身份的人員送行。送行時還要充分注意禮節(jié),并向另一方致以誠摯的告別。
3、安排暫留人員
由于各種原因,一些人在會議后暫時不會離開,組織者需要繼續(xù)做好服務(wù),妥善安排住宿、飲食和旅行。暫留人員中可能有一部分是非本地人員,可能會需要旅行或購物,會議組織者應(yīng)適當(dāng)提供必要的協(xié)助。臨時工作人員中有一部分是會議工作人員,由于善后工作而需要留在那兒,應(yīng)安排合理的費(fèi)用,并應(yīng)盡快完成所有工作。
4、送站時間把握
送站服務(wù)不同于登記入住時間,會議結(jié)束后人員離會往往比較集中,如果是大型會議,則會需要在短時間內(nèi)安排大量車輛發(fā)送到車站,因此,會議組織者應(yīng)提前安排足夠的車輛和人員服務(wù)。如果場地距離機(jī)場或車站較遠(yuǎn),為了滿足需要,可以安排大型巴士集中運(yùn)輸。會議人員在送往車站前,可根據(jù)門票預(yù)訂情況合理分配車輛和運(yùn)輸能力,以確保與會人員能夠及時到達(dá)車站或機(jī)場,避免行程延誤。