會(huì)議策劃公司開(kāi)展會(huì)務(wù)工作的步驟

一般企業(yè)大型會(huì)議活動(dòng)都會(huì)考慮請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的會(huì)議策劃公司或者活動(dòng)策劃公司來(lái)完成，因?yàn)榇笮蜁?huì)議策劃是非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項(xiàng)目。會(huì)議策劃公司接到任務(wù)后，要提前對(duì)會(huì)議的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后進(jìn)行周密的策劃，同時(shí)要考慮宣傳、布置、設(shè)計(jì)、物料、邀約，如果有旅游活動(dòng)還要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列工作，是較為周密的系統(tǒng)工作。

一般在找到合適的合作方后，并不意味著作為會(huì)議執(zhí)行方就沒(méi)有什么可做的。想要會(huì)議能順利進(jìn)行，主辦方需要深入把握很多細(xì)節(jié)工作，其開(kāi)展會(huì)務(wù)工作的步驟包括以下幾點(diǎn)：

1、在會(huì)議開(kāi)始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來(lái)做，做出會(huì)議進(jìn)程“時(shí)間進(jìn)度表”。

2、如果會(huì)議形式比較鄭重，除了電話聯(lián)系外，還需要以書(shū)面文件或者通知單、邀請(qǐng)函等形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)。

3、會(huì)議開(kāi)始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，主辦方還得負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。

4、取得會(huì)議承辦方開(kāi)出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對(duì)所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以保障自己的合法權(quán)益。

5、主辦方必須制定會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告知會(huì)議承辦方，請(qǐng)他們協(xié)助制定。

6、在會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、制作團(tuán)隊(duì)、車(chē)隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)詢(xún)問(wèn)，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

7、正式會(huì)議開(kāi)始之前，檢查會(huì)場(chǎng)燈光、音響、場(chǎng)形、綠化和特殊設(shè)備等的布置工作，確保萬(wàn)無(wú)一失。

8、報(bào)到結(jié)束后，及時(shí)通知會(huì)議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)調(diào)解決。

9、一般情況下以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會(huì)議，并確認(rèn)各單位與會(huì)代表人數(shù)。

10、制定與公司和此會(huì)議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算。

11、與會(huì)議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開(kāi)會(huì)時(shí)間。

12、做好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)工作。

13、會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況做出此次會(huì)議的總結(jié)報(bào)告、備檔。