如何策劃招商會(huì)議活動(dòng)
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一、 提前做好計(jì)劃
招商引資會(huì)議策劃方案作為會(huì)議組織大綱，主要圍繞以下三個(gè)環(huán)節(jié)展開(kāi)。
1、確定會(huì)議的目的、名稱和規(guī)模
招商引資大會(huì)因其獨(dú)特的個(gè)性，無(wú)論如何招商引資，其目的都是招商引資。為此，投資機(jī)構(gòu)根據(jù)各種信息、跨國(guó)公司和大型財(cái)團(tuán)的投資趨勢(shì)、世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)、各國(guó)外資產(chǎn)出的流向等，分析選擇舉辦博覽會(huì)的國(guó)家，進(jìn)而確定博覽會(huì)的形式和規(guī)模招商會(huì)根據(jù)招商數(shù)量等因素而定。
2、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和邀請(qǐng)客戶
招商引資會(huì)議時(shí)間的確定，除會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間外，還應(yīng)考慮場(chǎng)地準(zhǔn)備、人員出入境手續(xù)辦理、中外嘉賓邀請(qǐng)、當(dāng)?shù)睾献鳈C(jī)構(gòu)、通訊社聯(lián)系等因素。
3、會(huì)議費(fèi)用預(yù)算的編制
招商引資會(huì)議的費(fèi)用通常包括場(chǎng)地租金、設(shè)計(jì)費(fèi)、人員費(fèi)、聯(lián)系通訊費(fèi)、差旅費(fèi)、食宿費(fèi)、宣傳費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)、交通保險(xiǎn)費(fèi)等，應(yīng)根據(jù)會(huì)議效果考慮。
二、 會(huì)務(wù)工作組的成立、分工和培訓(xùn)
工作組的職責(zé)主要是為會(huì)議提供會(huì)員服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制定和實(shí)施方案，在上傳發(fā)布中發(fā)揮舉足輕重的作用。包括確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和人員，聯(lián)系對(duì)外合作單位，邀請(qǐng)客商、嘉賓及有關(guān)單位，組織編寫(xiě)會(huì)議資料和招商引資項(xiàng)目資料，公示簽約項(xiàng)目，組織安排出入境、行程，住宿、場(chǎng)地安排、會(huì)議主持人、嘉賓主持、新聞發(fā)布等。
會(huì)議事務(wù)工作組的成立由主管領(lǐng)導(dǎo)安排，日常工作由有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)。翻譯應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)指派。通過(guò)細(xì)化分工，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，確保所有成員都能有效開(kāi)展工作。