舉行大型會(huì)議活動(dòng)策劃的注意細(xì)節(jié)

舉行大型會(huì)議活動(dòng)策劃的注意細(xì)節(jié)主要有六個(gè)方面，首先要考慮開場(chǎng)時(shí)間，適當(dāng)做一些折衷處理；其次可以考慮活動(dòng)時(shí)間從午餐開始以確保活動(dòng)開始時(shí)與會(huì)者在現(xiàn)場(chǎng)；第三不要取消晚上活動(dòng)，適當(dāng)安排一些茶點(diǎn)；第四是宣傳部分要相當(dāng)謹(jǐn)慎，要清晰明了；第五可以考慮不同時(shí)間段多次舉辦此類活動(dòng)；最后是要謹(jǐn)慎起草章程大綱。

1、考慮開場(chǎng)時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，則與會(huì)者可能在現(xiàn)場(chǎng)，因此開場(chǎng)時(shí)間非常靈活。但是，如果他們都在9點(diǎn)鐘上班，那么在10點(diǎn)鐘開始活動(dòng)不是很合適。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會(huì)議的話，活動(dòng)開場(chǎng)時(shí)間就不宜過早?？梢钥紤]折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會(huì)。

2、可以考慮從午餐開始

如果在下午舉行活動(dòng)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，那么可以選擇午餐后開始活動(dòng)，以便大多數(shù)與會(huì)者可以在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，這樣做的缺點(diǎn)是難以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)準(zhǔn)時(shí)參加午餐的人數(shù)，因此食物量也是一個(gè)問題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚間活動(dòng)值得進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。這樣可以看到有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為晚上這種半天會(huì)議是完全可以接受的。忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來參加活動(dòng)，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳應(yīng)相當(dāng)謹(jǐn)慎

特別是有些人可能需要旅行幾個(gè)小時(shí)才能參加半天的活動(dòng)，或者從那里返回。如果不能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，他們會(huì)非常不高興。這意味著必須清楚地描述你的目標(biāo)受眾、合作組織以及活動(dòng)的預(yù)期效果。

5、可以考慮再舉辦這樣的活動(dòng)

有時(shí)值得舉行2至3個(gè)半天的活動(dòng)，可以在一天的不同時(shí)間，一周中的不同時(shí)間或不同的地點(diǎn)舉行活動(dòng)，這樣，潛在的與會(huì)者可以任意選擇。但是，此類活動(dòng)通常沒有主旨演講，幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動(dòng)就不同了，主辦人會(huì)發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動(dòng)會(huì)吸引更多的目標(biāo)聽眾。

6、謹(jǐn)慎起草章程大綱

當(dāng)然，我們都理想地希望會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議代表會(huì)在那里。因此，會(huì)議開始時(shí)，應(yīng)該安排一些看似重要的內(nèi)容。然而，即使是短時(shí)活動(dòng)，代表也經(jīng)常遲到。因此，最好在活動(dòng)正式開始后15分鐘安排最重要的活動(dòng)。這樣，每個(gè)人都可以在那里，重要的事情不會(huì)錯(cuò)過。