舉行大型會議活動策劃的注意點

1、考慮好開場時間

如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了，如果是9點鐘上班，10點再開始活動就不是很合適了，因為大家很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議，活動開場時間就不宜過早，若是在高峰期趕路，就得承擔(dān)較高的路費或在路上浪費很多時間。

2、考慮以午宴作為開始

下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以自選午餐作為活動的開始，這樣可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達(dá)，為宜不足的是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的，這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的，注意不要忽略有家庭責(zé)任的人。晚上也更容易找到像大學(xué)或?qū)W院教室等合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

有些人也許要趕幾個小時的路去參加一次半天活動，或是從那里返回，如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，會影響心情，這就意味著必須清晰描述目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等。

5、考慮再舉辦一次這樣的活動

有時舉辦2至3次半天活動是很值得的，可以在同一天的不同時段、一周的不同時間舉辦活動，也可以在不同的會場舉辦活動，這樣潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講，幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次，如果是宣傳活動就不同了，主辦人會發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動會吸引更多的目標(biāo)聽眾。

6、謹(jǐn)慎起草章程大綱

理想化地希望會議開始時參會者就到齊了，所以會議開始時應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而，即使是時間很短的活動，也常會有參會者遲到，最好在正式開始活動15分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容，這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項。