展會活動策劃執(zhí)行的步驟

展會活動策劃孕育著巨大的商機，具有促進聯(lián)系與交流的作用，展會辦得好，會找到很多客戶，想要成功策劃舉辦一場展會活動并沒有想像中的那么簡單，起碼要知道一場展會活動需要哪些步驟來完成。

展會活動策劃執(zhí)行的步驟包括：1、了解展會情況收集資料；2、確定展位；3、做好費用預算；4、確定展位裝修方案；5、租用申請及活動申請；6、制定宣傳計劃；7、資料展品的準備和運輸；8、預定行程和住宿；9、交納所有費用；10、領取證件；11、布展及清潔；12、開展；13、撤展。

1步：了解展會情況收集資料

與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄報展文件，文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

2步：確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產品和服務的內容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

根據自身需要與主辦方聯(lián)絡溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者，并得以確認之后，還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣展位便得到好的位置。

3步：做好費用預算

展會活動策劃費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備、租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等，做參展經費預算時，還要加上總費用的10%，作為不可預見費用的支出。

4步：確定展位裝修方案

展臺一般分為三種形式，一種是標準展位，一種是改裝后的標準展位，最后一種是在光地上搭建起來的特裝展位，根據實際需要和預算確定裝修方案。

5步：租用申請及活動申請

大多數參展商會有各種臨時租用物品的需要，包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網絡接口等，還有如果在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排提供這些服務。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術研討會、交流會、新聞發(fā)布會等，這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細列出，可以根據實際需求填寫表格報名參加，收費的活動在交納規(guī)定費用后將由主辦方確認。另外需要自己舉辦一些現場活動和會議活動，也需要將活動方案和預定的會議室提前報給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。

6步：制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務以便更好的宣傳企業(yè)，要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。

展前宣傳幾個途徑

7步：資料展品的準備和運輸

參加展覽會之前要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單，其使用量往往會超過預料，要做好充分的準備工作。

8步：預定行程和住宿

一般參展人員需要提前1~3天到達展場所在城市，展會結束的第二天離開，可以根據展會的時間來確定往返行程。

9步：交納所有費用

按照提交給主辦方的預定租賃表格向指定帳戶交納所有預租費用，將展位費的剩余部分結清，一般展會主辦方均要求在開展前一個月結清所有展位費用，主辦方將在開展時提供發(fā)票。

10步：領取證件

參展人員報到時，大會主辦者會提供參展商證，一般一個標準展位提供2-3個參展證，這也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給參展商提供了聯(lián)系客戶和關系單位的機會，參展商可以列出名單，將入場券和名片一起寄給嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

11步：布展及清潔

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為2-3天，并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴格按照《參展商手冊》上的規(guī)定提交材料報批，并交納相關管理費用等。大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

12步：開展

所有的準備工作完成后，可以有條不紊的實行展示計劃，如果現場遇到突發(fā)事件，需要立即聯(lián)絡主辦方設立的現場辦公室和場館負責人，聯(lián)系方式在《參展商手冊》中有詳細說明。

展臺的工作人員要詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶，對于沒有把握的產品需求，不要當場允諾，及時回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質按期完成，以取得客戶合作信心，每天將潛在商機及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應。

13步：撤展

展會的最后一天下午一般為撤展時間，根據撤展速度而定，一般都可以延長至晚22點。參展商辦理退回所租設備手續(xù)并經確認后取回押金，之后辦理物品出館手續(xù)即可出館。