商務(wù)會(huì)議策劃的過(guò)程
商務(wù)會(huì)議策劃的基本流程主要分為九點(diǎn),分別是落實(shí)與客戶(hù)聯(lián)系、商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃、形成完整的方案、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的初步調(diào)查、擬定并簽訂合同、跟進(jìn)支付預(yù)付款、確定預(yù)付款到位并開(kāi)始預(yù)定各項(xiàng)物料設(shè)備、會(huì)前的商務(wù)接待以及活動(dòng)結(jié)束后的匯總。
1、落實(shí)與客戶(hù)聯(lián)系
一般商務(wù)會(huì)議結(jié)束后客戶(hù)與嘗試與主辦方聯(lián)系,為此,要詳細(xì)具體的規(guī)劃,落實(shí)與客戶(hù)的聯(lián)系。
2、商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃
根據(jù)客戶(hù)會(huì)議的基本要求,做好商務(wù)會(huì)議的整體規(guī)劃,包括選址、日程安排、會(huì)議項(xiàng)目、餐飲安排、班車(chē)安排等,每一個(gè)細(xì)節(jié)都必須考慮到顧客的容忍度和滿(mǎn)意度。
3、形成完整的方案
會(huì)前要與客戶(hù)溝通基本的規(guī)劃思路,并形成完整的方案,以便后續(xù)根據(jù)方案執(zhí)行。
4、進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的初步調(diào)查
在前期的一些基本溝通之后,客戶(hù)通常會(huì)選擇對(duì)規(guī)劃方案進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查,并提供一切幫助,為此,要到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行初步調(diào)查,明確場(chǎng)地的具體的規(guī)劃。
5、擬定并簽訂合同
驗(yàn)收合格后,所有接收內(nèi)容都寫(xiě)在合同中,細(xì)節(jié)還是非常重要。
6、跟進(jìn)支付預(yù)付款
簽訂合同需要一定的預(yù)付款,這樣整個(gè)會(huì)議過(guò)程才會(huì)順利進(jìn)行,如果沒(méi)有預(yù)付款,我們的訂單隨時(shí)可能被取消,這是一個(gè)不可彌補(bǔ)的麻煩,尤其是在會(huì)議次數(shù)眾多的情況下,所以確定合同后一定要先支付一定的預(yù)付款。
7、確定預(yù)付款到位并開(kāi)始預(yù)定各項(xiàng)物料設(shè)備
確定預(yù)付款到位后,與簽訂方也有了明確的協(xié)議,就可以開(kāi)始籌備其它物料設(shè)備的預(yù)定了。
8、會(huì)前的商務(wù)接待
接待是整個(gè)會(huì)議的核心部分,包括接機(jī)、會(huì)議安排、會(huì)議室安排、車(chē)輛安排、活動(dòng)組織等,應(yīng)嚴(yán)格按照合同操作,當(dāng)然,一些突發(fā)事件或標(biāo)準(zhǔn)的增減也可以隨時(shí)調(diào)整。
9、活動(dòng)結(jié)束后的匯總
商務(wù)會(huì)議結(jié)束后,要認(rèn)真做好會(huì)議匯總工作,核對(duì)各類(lèi)文件,嚴(yán)格按照合同進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。