年會策劃的注意細(xì)節(jié)

年會是每個(gè)企業(yè)年底的聚會，目的是調(diào)動(dòng)員工的積極性，使企業(yè)的員工更加團(tuán)結(jié)，并感謝回饋客戶，讓公司發(fā)展得越來越好。年會的規(guī)模大小不一，但是生活總是需要一種儀式感，尤其是年會。最終，有可能會聚集來自公司各個(gè)部門的人們聚集在一起，并且在那時(shí)可以頒發(fā)年度終獎(jiǎng)，每個(gè)人都會欣喜地?fù)肀⒓舆@種聚會，所以年會策劃還是要注意以下這些策劃細(xì)節(jié)的。

1、確定年會的時(shí)間、地點(diǎn)和主題

年會活動(dòng)的時(shí)間通常選擇在年末的一天的晚上完成，但是一些在全國設(shè)有分支機(jī)構(gòu)或代理商的公司會延長活動(dòng)期限，第一天參觀企業(yè)和歡迎晚宴，第二天才是產(chǎn)品發(fā)布會、表彰大會和年會的安排。一般年會活動(dòng)還是安排在某一天的晚上進(jìn)行的，在確定年會活動(dòng)的時(shí)間之后，我們必須確定地點(diǎn)，場地通常在酒店的宴會廳內(nèi)，場地的大小根據(jù)人數(shù)和大小來選擇。

2、設(shè)立年會工作組

協(xié)調(diào)小組：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整個(gè)活動(dòng)及年會活動(dòng)的有關(guān)事宜

設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)：在整個(gè)年度會議上負(fù)責(zé)視覺和美容設(shè)計(jì)的所有活動(dòng)

攝影和后期制作：負(fù)責(zé)年會的拍攝以及后續(xù)圖片和視頻的制作

舞臺小組：負(fù)責(zé)照明、聲音、LED屏幕的設(shè)備系統(tǒng)

材料組：負(fù)責(zé)熟悉并保存年度會議的所有材料

表演藝術(shù)小組：負(fù)責(zé)年度會議的整體表演

禮儀小組：負(fù)責(zé)禮儀培訓(xùn)和工作安排

安全團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)整個(gè)活動(dòng)的安全措施

3、確認(rèn)邀請的客人并發(fā)送邀請信

如果是重要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓，需要發(fā)送紙質(zhì)版本的邀請函，以顯得尊重重視該領(lǐng)導(dǎo)。

4、規(guī)劃年會活動(dòng)的整體流程安排

確定年會活動(dòng)的流程，以及每個(gè)流程之間的燈光、音樂、視頻等的切換，就連領(lǐng)導(dǎo)講話是否需要送花、有沒有抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)抽幾輪獎(jiǎng)等都需要做好整體的規(guī)劃，并安排好具體的時(shí)間，避免現(xiàn)場出現(xiàn)混亂。

5、確認(rèn)物料清單

管理活動(dòng)物料是最復(fù)雜和乏味的事情，也是非常重要的工作。我們需要將年會所需的所有材料放在一個(gè)清單中，該清單可以分為內(nèi)部和外部領(lǐng)域，以及大大小小的材料，仔細(xì)做好匯總存儲工作，這樣物料就不容易遺漏。

6、確定年會整體節(jié)目單

為了避免年會流程的相同性并確保年會的質(zhì)量，在前期規(guī)劃流程時(shí)，可與員工協(xié)商擬定最后的年會節(jié)目單，節(jié)目的安排可以按唱歌、跳舞、串燒、素描、模仿表演、樂器演奏、走秀、朗誦、音樂劇等進(jìn)行編排選擇。

7、年會場地的布置

場地布局包括內(nèi)部場地的構(gòu)造和外部場地的氛圍打造，場地的布置需要提前一晚進(jìn)行，專業(yè)設(shè)備仍由專業(yè)人員安裝和調(diào)試。

8、年會中期的執(zhí)行工作

在年會開始時(shí)，有必要安排員工的職位，以便每個(gè)人的工作都能得到執(zhí)行，每個(gè)工作都能做好。控制臺需要控制每個(gè)環(huán)節(jié)所需的燈光、音樂和屏幕。最重要的是，從中期來看，必須確保安全，安全措施必須做好，必須安排安全措施以確保整個(gè)活動(dòng)的安全。

9、會后的總結(jié)工作

做好年會的會后總結(jié)工作，包括年會活動(dòng)的照片、視頻的歸檔，物料成本的核算，以及哪些板塊內(nèi)容存在不足等。